Ohne Ivalua: Fehlende Prozesse & Maverick Buying

In Unternehmen sind es oft die kleinen Dinge die fast unbemerkt Zeit in Anspruch nehmen. Sei es die Bestellung des IT-Equipments für neue Mitarbeitende oder das Abtippen eines Angebots für den ergonomischen Schreibtisch. Hierbei navigieren Mitarbeitende zwischen einer Vielzahl von Prozessen, suchen die richtigen Ansprechpartner und schreiben oft unzählige Emails bis zum gewünschten Ziel. Ist der Zeitaufwand hoch und die Informationslage schlecht, führt dies dazu, dass Anforderungen gar nicht erst erfasst, sondern nur Rechnungen eingereicht werden. Die tatsächlichen Kosten werden durch so genanntes Maverick Buying erst mit der Rechnung erfasst – wenn überhaupt. Transparenz und Compliance bleiben dabei auf der Strecke.

Was nach überspitztem Chaos klingt, ist in vielen Unternehmen immer noch Realität. Eine Verbesserung bei der Erfassung von Bedarfen, bringt aber nicht nur Vorteile für die Mitarbeitenden mit sich, sondern bietet vom allem die Chance Bedarfe gebündelt zu erfassen, compliant zu halten und Kapazitäten für strategisches Arbeiten freizulegen, die viel zu oft in operativen Aufgaben gebunden sind. KI bietet hier eine nie da gewesene Möglichkeit, Prozesse nutzerfreundlich zu optimieren und automatisieren. So wird eine Bedarfsanforderung so einfach zu gestaltet, als würde man Alexa bitten, den Radiosender zu wechseln.

Nicht weniger als Ordnung ins oben beschriebene Chaos zu bringen, gelingt Ivalua mit dem Intake Management Modul. Prozesse lassen sich umfassend vereinfachen und für alle beteiligten transparent und effizient darstellen.

Mit Ivalua: Guided Buying – aber smarter

Egal was der Nutzer braucht, er startet mit dem IVA Chatbot oder auf der Startseite von Ivalua und gibt dort seine Anforderung ein. IVA analysiert die Anfrage und schlägt eine passende Kategorie vor oder stellt zusätzliche, vertiefende Fragen. In der Folge wird der Nutzer zum passenden internen Katalog oder Punch Out geleitet oder erhält Unterstützung bei der Erstellung seiner Freitextanfrage. Stets im Fokus: ein hohes Maß an Nutzerfreundlichkeit und Transparenz, verknüpft mit der Einhaltung aller relevanter Genehmigungsprozesse innerhalb der gesetzten Compliance Richtlinien.

Die KI unterstützt dabei, alle Informationen zu sammeln, die im Einkaufsteam benötigt werden und findet, wenn nötig, den richtigen Ansprechpartner. Ist die Anfrage einmal erstellt, kann der Nutzer den Fortschritt in übersichtlichen Prozessdiagrammen verfolgen sowie über eine Chatfunktion Rückfragen stellen. So spart das Intake Management nicht nur den Anforderern Zeit und Nerven, sondern kann auf lange Sicht Sparpotentiale im gesamten Unternehmen heben und Effizienzen steigern. Doch dies ist nur eines von vielen vordefinierten Szenarien der Intake Management Lösung. Einige Weitere Szenarien haben wir hier zusammengefasst:

• Vertragserstellung leicht gemacht
  Mit Hilfe Künstlicher Intelligenz wird die Erstellung neuer oder das Hochladen bestehender Verträge deutlich effizienter gestaltet. Die Lösung analysiert die Inhalte eines Vertragswerks und erstellt den Vertrag in Ivalua – bereit für die interne Revision und weitere Verhandlungsrunden mit dem Lieferanten. So gewinnt Ihr Rechts- und Einkaufsteam wertvolle Zeit für strategische Entscheidungen, anstatt sich mit manueller Datenerfassung zu beschäftigen.
• Ausschreibungen intelligent starten
  Der Startpunkt für eine Ausschreibung war noch nie so einfach: Nutzer geben wenige Eckdaten und Anforderungen  ein und es wird eine strukturierte Sourcing-Anfrage generiert. Durch den weiteren Verlauf wird der Nutzer Schritt für Schritt geleitet. Dabei wird stets volle Transparenz über die nächsten Meilensteine gewährleistet. So gelangen Bedarfe schnell, korrekt und regelkonform in strukturierte Ausschreibungen – ohne komplexe Formulare oder Rückfragen.

• Einfache Registrierung neuer Lieferanten
  Die Aufnahme neuer Lieferanten wird mit dem Ivalua Intake Management zum geführten und KI-gestützten Prozess: Die Lösung unterstützt Nutzer bei der Eingabe der wenigen erforderlicher Informationen, während alle weiteren Daten bequem aus der Dun & Bradstreet (D&B)  Datenbank abgerufen werden können.Durch integrierte Genehmigungsworkflows, Bonitätsprüfungen und Compliance-Checks wird nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Lieferantendaten erhöht – ganz ohne Excel-Chaos oder E-Mail-Pingpong. Die Registrierung und die weiteren Schritte zur Qualifizierung bleiben dabei für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar.

Vom Angebot zur Bestellung ohne lästiges Abtippen

Um das Intake Management in Ivalua weiter zu optimieren, stehen bereits mehrere leistungsstarke Add-Ons zur Verfügung – besonders hervorzuheben ist hier das Add-On „From Quote to Order“. Diese Funktion hebt die Digitalisierung im Beschaffungsprozess auf ein neues Niveau: Der Nutzer lädt einfach ein Angebots-PDF hoch – ganz gleich ob vom externen Anbieter oder aus einer E-Mail – und die integrierte KI übernimmt den Rest. Sie analysiert das Dokument, extrahiert automatisch alle relevanten Informationen wie Artikel, Mengen und Preise und erstellt daraus eine strukturierte Bedarfsanforderung im System. Das manuelle und fehleranfällige Abtippen entfällt vollständig. Das Ergebnis: erhebliche Zeitersparnis, reduzierte Fehlerquoten und ein durchgängig digitaler Prozess von der Anfrage bis zur Bestellung.

Weitere Updates geplant

Die Standardformulare und Szenarien können im Intake Management Modul von Ivalua angepasst und erweitert werden.  Ebenso können Drittsysteme angeschlossen werden. Das Intake Management kann dabei sowohl innerhalb der Ivalua Suite als auch als Standalone Solution verwendet werden. Viele weitere Features sind in der Entwicklungsroadmap bereits in Planung oder Umsetzung und bieten das Potential,  weitere Prozessvereinfachungen und -automatisierungen umzusetzen.

Haben auch Sie mit fragmentierten Anforderungen zu kämpfen, die Sie in die richtigen Bahnen lenken wollen?

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Ivaluas Intake Management Modul auch in Ihrem Unternehmen Ordnung ins Chaos bringen und Ihre Mitarbeitenden optimal in allen Beschaffungsprozessen und darüber hinaus unterstützen kann. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung oder erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Ivalua Ihre Beschaffungsprozesse auf das nächste Level heben kann.