Marketingmaterialien sind in der Unternehmenswelt nicht nur Visitenkarten einer Marke, sondern strategische Investitionen zur Markenbildung und Kundenbindung. Ob es sich um personalisierte Werbeartikel, hochwertige Druckprodukte oder Messe-ausstattungen handelt – das richtige Marketingmaterial sorgt dafür, dass eine Marke im Gedächtnis bleibt. Ihre Beschaffung stellt Unternehmen jedoch vor besondere Herausforderungen – insbesondere in einer dynamischen und individualisierten Marketinglandschaft:

Vielfalt und Individualität der Produkte: Marketingmaterialien reichen von personalisierten Werbeartikeln und Printmedien bis hin zu Messeausstattungen und Verpackungen. Diese Vielfalt erfordert eine flexible Beschaffungsstrategie, die sowohl standardisierte Produkte als auch maßgeschneiderte Lösungen abdeckt. Zudem stellen individuelle Anpassungen in Design und Branding oft besondere Anforderungen an die Beschaffungsabteilung.

Komplexe Lieferketten und Lieferantenmanagement: Für die Beschaffung von Marketingmaterialien arbeiten Unternehmen häufig mit einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten zusammen, darunter Druckereien, Agenturen und spezialisierte Produktionsfirmen. Eine effiziente Koordination dieser Lieferanten ist entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden und gleichzeitig Qualitätsstandards einzuhalten. Auch der Aufwand für die Auswahl und Bewertung geeigneter Anbieter kann die internen Ressourcen stark beanspruchen.

Kostenkontrolle und Budgetmanagement: Marketingabteilungen arbeiten oft mit engen Budgets und müssen sicherstellen, dass die Ausgaben optimal auf verschiedene Projekte und Kampagnen verteilt werden. Ohne eine klare Übersicht über Kostenstellen und laufende Ausgaben besteht das Risiko, dass Budgets überschritten und Einsparpotenziale verpasst werden. Transparenz und gezielte Kostensenkungsstrategien sind hier essenziell.

Qualitätssicherung: Marketingmaterialien sind oft das Aushängeschild eines Unternehmens und müssen deshalb den höchsten Qualitätsansprüchen genügen. Dabei ist es eine Herausforderung, sicherzustellen, dass alle gelieferten Produkte den definierten Standards entsprechen. Qualitätsprobleme oder Abweichungen im Design können nicht nur Mehrkosten verursachen, sondern auch das Image eines Unternehmens beeinträchtigen.

Diese komplexen Anforderungen machen die Beschaffung von Marketingmaterialien zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die eine spezialisierte und gut durchdachte Lösung erfordert. Ivalua bietet hier die Möglichkeit, diese Herausforderungen effizient zu meistern – mit einer Software, die Transparenz, Automatisierung und Kontrolle in den gesamten Beschaffungsprozess bringt.

Projektmanagement und Lieferantenauswahl für gezielte Beschaffung
Mit Ivalua können Unternehmen gezielt Projekte für die Beschaffung von Marketingmaterialien definieren, etwa für Werbekampagnen oder Events. Innerhalb eines Projekts lassen sich akzeptierte Währungen hinterlegen oder auch Anfragen in mehreren Runden durchführen, sodass Teams die besten Angebote am Markt sondieren und den passenden Lieferanten finden können. Die Möglichkeit, ein internes Team zu definieren und den Projektplan mit Verantwortlichkeiten und Deadlines zu hinterlegen, sichert die nötige Abstimmung, Transparenz und Fortschrittsnachverfolgung über das gesamte Projekt.

Zentrale Bedarfsabfrage: Höhere Mengen für bessere Preise
Ivalua ermöglicht es, über das Category Management Waren- und Warengruppen zu definieren und eine organisationsweite Bedarfsabfrage zu starten. Diese Funktion erlaubt es z.B., Bedarfe an Marketingmaterialien zentral zu sammeln und gezielt größere Auflagen zu bündeln – ein effektiver Hebel für bessere Preisverhandlungen. Da verschiedene Teams ihre Anforderungen in einer einzigen Anfrage bündeln können, erhalten Unternehmen eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und können so bessere Preise erzielen.

Datengestützte Einblicke: Effiziente und strategische Beschaffungsplanung
Über die Kategorisierungs- und Projekttypen-Funktion von Ivalua können Unternehmen Projekte nach Wichtigkeit einteilen (z.B. strategisch vs. einfach) und den Zugriff darauf steuern. Diese Einteilung erlaubt es, Marketingprojekte gezielt nach ihrem strategischen Wert zu priorisieren und den Beschaffungsprozess entsprechend anzupassen. Dank des Category Managements und der 360-Grad-Übersicht über alle Daten zur jeweiligen Warengruppe lassen sich datengestützte Beschaffungsstrategien entwickeln, die auf Einblicken in aktuelle Ausgaben basieren. Durch das Savings-Tracking-Modul können Einsparungen nachverfolgt und zukünftige Strategien gezielt darauf abgestimmt werden.

Einheitliches Branding durch Standardisierung von Katalogartikeln
Ein einheitliches Erscheinungsbild der Marke ist besonders im Marketing essenziell. Mit Ivalua können Unternehmen Standardprodukte und Katalogartikel für häufig genutztes Marketingmaterial definieren und verwalten. Diese Möglichkeit der Standardisierung stellt sicher, dass alle Abteilungen auf konsistente Materialien zugreifen und diese ohne großen Aufwand bestellen können. Die vereinheitlichte Produktkatalogverwaltung unterstützt außerdem die Bündelung und Standardisierung von Bestellungen und trägt somit zur Kostenoptimierung bei.

Zeitgerechte Daten- und Materialbereitstellung für Produktionsprozesse
Ivalua bietet durch klare Projektpläne eine präzise Übersicht, die eine pünktliche Produktion und Lieferung der Werbematerialien sicherstellt. Mit den internen Abfragefunktionen können Marketingteams sicherstellen, dass alle nötigen Details – ob Designvorlagen oder Texte – rechtzeitig eingereicht und für die Produktion bereitgestellt werden. So lassen sich Verzögerungen in der Produktionskette minimieren und eine pünktliche Lieferung gewährleisten.

Rechtzeitige Materialbestellung für umfangreiche Auflagen
Besonders bei großen Auflagen, wie z.B. bei Katalogen oder Druckmaterialien mit hohen Papiermengen, ist eine frühzeitige Bestellung essenziell, um die Lieferzeiten für alle benötigten Materialien zu berücksichtigen. Ivalua ermöglicht es, detaillierte Aktionspläne zu formulieren und Materialien frühzeitig zu ordern. Die automatisierten Erinnerungen und Fristen im Projektmanagement helfen dabei, rechtzeitig mit der Bestellung zu beginnen und sicherzustellen, dass alle Materialien pünktlich verfügbar sind – selbst bei langen Produktionszeiten.

Effiziente Anforderungs- und Spezifikationserstellung mit Templates
Um den Anwendern das Ausfüllen von Anforderungen und Spezifikationen zu erleichtern, bietet Ivalua die Möglichkeit, Templates zu erstellen, die als Vorlagen für verschiedene Marketingprojekte dienen. Diese Templates sind besonders nützlich, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten . Benutzer können vordefinierte Felder für spezifische Anforderungen wie Designvorgaben, Auflagen oder Materialarten nutzen, die automatisch ausgefüllt werden können. Auf diese Weise wird der gesamte Beschaffungsprozess vereinfacht, Fehlerquellen werden minimiert, und die Einhaltung von Deadlines und Qualitätsstandards ist jederzeit  . Templates ermöglichen es, wiederkehrende Anforderungen schnell zu erfassen und gewährleisten die schnelle Skalierbarkeit von Projekten.

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