• Zentral verwaltete SaaS-Lösung für alle Länder und Abteilungen
• Implementierung des Supplier Management Moduls für eine zentrale Verwaltung von Lieferantenstammdaten
• Implementierung des Contract Management Moduls zur Planung, Verhandlung, Unterzeichnung und Verwaltung von Verträgen

• Einführung des Sourcing Moduls zur Durchführung von Ausschreibungen in Ivalua
• Einbindung von Generativer KI durch den intelligenten Assistenten IVA
• Individuelle Anpassung der KI an die Workflows von PHOENIX Pharma
• Anbindung von AdobeSign für einen digitalen Unterschriftsprozess

2.1 Vorstellung PHOENIX 

Die PHOENIX group ist ein führender Pharmagroßhändler und Apothekenbetreiber in Europa. Das Unternehmen aus Mannheim beschäftigt rund 49.000 Mitarbeiter und leistet in 29 Ländern einen wichtigen Beitrag zur flächendeckenden Gesundheitsversorgung. PHOENIX ist Marktführer im pharmazeutischen Großhandel in mehr als zehn europäischen Ländern, betreibt europaweit über 3.300 eigene Apotheken und hat über 160 Millionen Kundenkontakte pro Jahr.

2.2 Vorhaben & Ziele

Die bisherige CMS-Lösung von PHOENIX war nicht mehr zeitgemäß und wurde lediglich als Vertragsablage genutzt. Um die neuen Möglichkeiten der Technik bestmöglich zu nutzen, sollte nun ein modernes System zum Vertragsmanagement implementiert werden. Ziel war, dass die neue Cloud-Lösung in den verschiedenen Abteilungen und aus allen Ländern, in denen die PHOENIX group aktiv ist, genutzt werden kann. Auf diesem Wege sollte eine umfassende Lösung integriert werden, die die interne und externe Kommunikation sowie die Abläufe mit den Lieferanten nachhaltig optimiert. Insgesamt sollten über 500 Nutzer und mehr als 4.500 Verträge migriert und in das neue System implementiert werden.

Die geplante Optimierung von PHOENIX umfasste somit eine zentral verwaltete SaaSLösung für alle Länder und Abteilungen sowie die Möglichkeit zur Integration von separaten Workflows dieser. Durch die internationale Umsetzung war es wichtig, dass die Lösung auf Deutsch und Englisch implementiert werden kann. Zudem sollte der Vertragslebenszyklusprozess End-2-End unterstützt werden und Standardschnittstellen zu ERP- und Finanzsystemen wie SAP, Oracle und Astra geschaffen werden. Funktionalitäten zum Monitoring und Reporting waren ebenso Teil der Ausschreibung wie ein umfassendes Support-Agreement.

2.3 Lösung und Umsetzung

Die Anforderungen der PHOENIX Pharma SE konnten mit den Möglichkeiten von Ivalua umfassend abgedeckt und auf höchstem Niveau umgesetzt werden. Eine zentral verwaltete SaaS-Lösung für alle Länder und Abteilungen wurden mit verschiedenen Sprachoptionen umgesetzt und bietet wie gewünscht die Option zur Integration separater Workflows. Zudem wurde eine Anbindung an AdobeSign umgesetzt, die den Unterschriftsprozess im gesamten Unternehmen digitalisiert und somit die Notwendigkeit gedruckter Unterlagen weiter minimiert.

Die Ivalua Implementierung umfasst zudem das Supplier Management Modul für eine zentrale Verwaltung der Lieferantenstammdaten, das Contract Management Modul zur Planung und Durchführung von Vertragsverhandlungen sowie das Sourcing Modul. Letzteres sorgt dafür, dass jegliche Ausschreibungen nun innerhalb Ivaluas ablaufen und PHOENIX Pharma SEnun von den optimierten Prozessen der Software profitiert. Besonderen Mehrwert bietet bei dieser Lösung der Einsatz von Künstlicher Intelligenz durch die Einbindung des intelligenten Assistenten IVA.

IVA ist Ivalua‘s virtueller Assistent, der generative KI und große Sprachmodelle (LLMs) nutzt, um hochmoderne Lösungen zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen anzubieten. Bei PHOENIX Pharma SE wurde IVA weitreichend implementiert und unterstützt die Mitarbeiter des Unternehmens nun im Lieferantenmanagement und Onboarding sowie bei der Zusammenfassung großer Textmassen und der Generierung verschiedener Inhalte.

2.4 Fazit

Durch die Implementierung von Ivalua verfügt PHOENIX Pharma SE nun über eine moderne und zukunftssichere Source-to-Contract Lösung, die die Einkaufsprozesse im Unternehmen sowie die interne und externe Kommunikation nachhaltig optimiert. Durch die verschiedenen Sprachoptionen sowie die Möglichkeit zur separaten Erstellung von Workflows verbindet die Lösung alle Abteilungen und internationalen Standorte des Unternehmens.

Mit der Einführung des intelligenten Assistenten IVA setzt PHOENIX Pharma SE auf generative KI, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Durch die nahtlose Integration und flexible Anpassbarkeit an bestehende Workflows bietet die Lösung nicht nur eine deutliche Zeitersparnis, sondern ermöglicht auch eine zielgerichtete Entlastung der Mitarbeiter.

3.1 Verbesserung des Lieferantenmanagement

Durch die Implementierung des Supplier Management Moduls für eine zentrale Verwaltung von Lieferantenstammdaten, können alle benötigten Informationen effizient an einem Ort abgerufen werden. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit den Lieferanten signifikant. Durch die verschiedenen Schnittstellen ist zudem die Kommunikation mit anderen Programmen ohne Probleme möglich.

3.2 Verbesserung des Vertragsmanagement

Die Aktualisierung des Vertragsmanagementsystems und der Verwaltung von Vertragsdokumenten zielt darauf ab, den Prozess für die Nutzer von der Erstellung eines Vertrags bis zur Unterzeichnung zu verbessern. Der Verhandlungsprozess wurde verbessert, damit sich interne und externe Parteien leichter abstimmen können. Eine neue Möglichkeit zur Verwaltung von Vorlagen und Klauseln erleichtert den Prozess der Dokumentenerstellung.

3.3 Digitalisierung der Ausschreibungsprozesse

Die Einführung des Sourcing Moduls ermöglicht es PHOENIX Pharma SE Ausschreibungen für neue Aufträge digital in Ivalua durchzuführen. Dadurch profitiert das Unternehmen von einer besseren Vergleichbarkeit der Bewerber sowie der Definition eigener Regeln im Ausschreibungsprozess.

3.4 Einsatz Generativer KI

Mit der umfassenden Nutzung generativer KI, ist die Lösung von PHOENIX Pharma SE hochmodern. Der intelligente Assistent IVA automatisiert verschiedene Aufgaben, vereinfacht den Zugriff auf Wissen im Unternehmen und unterstützt bei der generativen Erstellung von Inhalten.

3.5 Internationale Zusammenarbeit

Es wurde eine zentral verwaltete SaaS-Lösung für alle Länder und Abteilungen implementiert, die die internationale Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfacht. Alle Prozesse laufen nun gebündelt in Ivalua, dass durch verschiedene Sprachoptionen einfach international genutzt werden kann.

3.6 Optimierung von Entscheidungsprozessen

Durch die Anbindung von AdobeSign für einen digitalen Unterschriftsprozess werden Entscheidungsprozesse digitalisiert und optimiert. Besonders in der internationalen Zusammenarbeit vereinfacht diese Lösung die Prozesse und spart große Mengen an Papier.

3.7 Integration und Erweiterung

Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende Systeme wie SAP und bietet die Möglichkeit zur Erweiterung auf eine voll integrierte Beschaffungssuite. Dies ermöglicht es PHOENIX Pharma SE, innovative Beschaffungsstrategien umzusetzen und gleichzeitig die Komplexität der Systemlandschaft zu reduzieren.