Was nach dem GO-Live von Ivalua wirklich zählt.
Der Go-Live wird oft als Ziellinie eines Ivalua-Projekts betrachtet. Für den Einkauf beginnt an diesem Punkt jedoch erst die eigentliche Arbeit: Der stabile, sichere und kontinuierlich weiterentwickelte Betrieb. Application Management Services (AMS) sorgen dafür, dass Ivalua nicht nur läuft, sondern mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst. Doch was macht ein gutes AMS eigentlich aus, und warum sollte der Übergang vom Projekt in den Betrieb schon während der Implementierung beginnen?
Vom Projekt in den laufenden Betrieb
Mit dem Go-Live von Ivalua verändert sich die Arbeitsweise grundlegend. Standen im Projekt Meilensteine, Workshops und die Umsetzung des Scopes im Mittelpunkt, geht es im Betrieb vor allem um Stabilität, schnelle Reaktionszeiten und kontinuierliche Weiterentwicklung.
Eine der größten Herausforderungen dabei ist die Übergabe des Projektwissens. Viele Entscheidungen und Zusammenhänge stecken zunächst nur in den Köpfen des Projektteams.
Ein praktisches Beispiel: Bereits während der Hypercare-Phase können Projekt- und AMS-Team gemeinsam an Tickets arbeiten, sodass Wissen direkt im Arbeitsprozess übergeht, statt erst in einer einmaligen Übergabe am Ende. Eine saubere Dokumentation, etwa über Tickets und ein gepflegtes Confluence-Wiki, schafft zusätzlich die Grundlage für einen langfristig stabilen Betrieb.
Ein funktionierender Betrieb braucht klare Strukturen statt Projektmodus. Ein Systemfehler muss schnell behoben werden, ein neuer Nutzerzugang folgt einem Standardprozess, und ein angepasster Genehmigungsworkflow erfordert Planung, Testing und Freigabe. Daher ist die Trennung von Incidents, Service Requests und Change Requests mit jeweils eigenen Prozessen und Prioritäten so wichtig.
Im SLA sollte man zwischen Reaktions- und Lösungszeit unterscheiden, denn die Lösung hängt teils von Ivalua als Hersteller ab. Für Changes empfiehlt sich eine getrennte Entwicklungslinie: Bugfixes müssen oft zeitnah umgesetzt werden, größere Weiterentwicklungen brauchen längere Test- und Freigabezyklen. Ein separater Evolution-Branch verhindert, dass sich beide gegenseitig blockieren.
Governance, Kapazität und kontinuierliche Weiterentwicklung
Im Betrieb sind meist mehr Stakeholder involviert als während der Implementierung, etwa Einkauf, Finance, IT, Fachbereiche, Compliance und teils auch Lieferanten. Ohne klare Governance kann das AMS-Team schnell zum Vermittler zwischen konkurrierenden Anforderungen werden. Ein regelmäßiger Austausch zwischen Kunde und AMS sowie ein transparenter Priorisierungsprozess nach Business Value, Dringlichkeit und Aufwand, statt nach Zuruf, schaffen hier Klarheit.
Die benötigte AMS-Kapazität lässt sich direkt nach dem Go-Live nur schwer exakt bestimmen, da das Ticketaufkommen in den ersten Monaten oft besonders hoch ist. Eine belastbare Kapazitätsplanung basiert deshalb auf realen Betriebsdaten und wird regelmäßig nachjustiert, anstatt einmalig im Projekt festgelegt zu werden.
Ein professionelles AMS bleibt dabei nicht bei der reinen Ticketbearbeitung stehen. Wiederkehrende Anfragen und Fehler zeigen, wo Prozesse, Schulungen oder die Systemkonfiguration verbessert werden können. Kennzahlen wie Ticketaufkommen nach Kategorie, Antwortzeiten oder die Nutzung einzelner Funktionen machen solche Muster sichtbar. So wird aus reaktivem Support aktives Application Management.
Auch die Weiterentwicklung der Plattform gehört dazu: Neue Funktionen und Updates von Ivalua werden kontinuierlich geprüft und hinsichtlich ihres konkreten Nutzens für den jeweiligen Kunden bewertet. Relevante Neuerungen können so gezielt in die Weiterentwicklung einfließen – damit bleibt das System nicht nur technisch aktuell, sondern entwickelt sich auch prozessual weiter.
Für den Implementierungspartner bedeutet AMS damit nicht nur eine langfristige Kundenbeziehung, sondern auch die Chance, gemeinsam mit dem Kunden weitere Module, Integrationen und Optimierungen umzusetzen.
Der Go-Live ist also nicht das Ende der Ivalua-Journey, sondern der Übergang in eine neue Phase. Eine strukturierte Wissensübergabe, klare Ticketprozesse, funktionierende Governance und eine vorausschauende Kapazitätsplanung sind dafür die Grundlage und gleichzeitig die Basis, um aus den Erfahrungen der Nutzer kontinuierlich zu lernen.
Wer AMS schon während der Implementierung mitdenkt, schafft damit nicht nur Stabilität im Betrieb, sondern den Nährboden für langfristigen Mehrwert aus Ivalua.